Wie man seinen Google Drive organisiert 5 Tipps und Tricks, die man kennen sollte

5 Tipps und Tricks zur Organisation von Google Drive

Es ist wieder Zeit für die Schule und das bedeutet Hausaufgaben. Sie werden Aufsätze schreiben, mit Ihren Mitschülern an Dokumenten zusammenarbeiten und möglicherweise sogar Aufgaben aus Google Drive abgeben. Wenn das Ihrem typischen Bildungsworkflow entspricht, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihr Google Drive Konto besser zu organisieren, bevor die Hausaufgaben anfallen.

Ich habe ein paar Tipps und Tricks entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen.

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Bevor ich zu diesen hilfreichen Tipps komme, sollten Sie wissen, dass es hier nicht um die einzelnen Apps innerhalb von Google Drive (Docs, Sheets, Slides und Forms) geht. Diese Tipps beziehen sich auf Drive selbst und darauf, das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Das gesagt, kommen wir zu den Tipps.

So organisieren Sie Ihr Google Drive

1. Ordnen Sie Ihre Ordner

Die Organisation Ihrer Ordner ist ein Muss. Wenn Sie einfach alles im Stammverzeichnis von Google Drive speichern, werden Sie ein absolutes Chaos haben. Selbst wenn Sie Ordner erstellen, um Dokumente abzulegen, werden Sie mehr Zeit damit verbringen, nach Dateien zu suchen, als mit ihnen zu arbeiten.

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Angenommen, Sie haben spezifische Klassen oder Lerngruppen, mit denen Sie arbeiten. Sie könnten einen Ordner für Klasse A, Klasse B, Klasse C und Klasse D oder Gruppe 1, Gruppe 2, Gruppe 3 und Gruppe 4 erstellen. Wenn Sie sowohl mit Klassen als auch mit Lerngruppen arbeiten, könnten Sie einen Ordner namens KLASSEN und einen namens LERNGRUPPEN erstellen und dann Unterordner mit den Namen Klasse A, Klasse B, Klasse C, Klasse D usw. (oder sie nach bestimmten Klassen benennen, wie Englisch, Mathematik, Naturwissenschaften, Literatur usw.).

So habe ich meine Google Drive Hierarchie eingerichtet:

Client > Jahr > Monat.

Also könnte ich beispielsweise Klasse A > 2023 > September haben. Innerhalb des Ordners für den Monat füge ich all meinen Inhalt/Dokumente/usw. für diesen Monat hinzu. Diese Struktur erleichtert es ungemein, zu wissen, wo sich alles in Drive befindet, ohne darüber nachdenken zu müssen.

2. Ordnen Sie Ihre Ordner farblich

Um die Ordnerhierarchie zu vereinfachen, weise ich jedem meiner Ordner eine Farbe zu, sodass ich nur nach der Farbe suchen muss, anstatt nach dem Namen.

Um einen Ordner farblich zu kennzeichnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner in Google Drive und wählen Sie Farbe ändern > FARBE (wobei FARBE die Farbe ist, die Sie für den betreffenden Ordner festlegen möchten).

Ändern der Farbe meines ENBLE Ordners in Google Drive.

3. Nutzen Sie die Aktivitätsleiste

Da ich Google Drive so häufig nutze, muss ich manchmal schnell auf ein Dokument zugreifen, mit dem ich kürzlich in einem Ordner gearbeitet habe. Angenommen, ich habe etwas für Englisch LIt geschrieben und muss etwas in dem Dokument schnell überprüfen. Wenn ich Google Drive öffne und den Ordner für Englisch Lit auswähle, wechselt die Aktivitätsleiste und zeigt nur die kürzlich durchgeführten Aktivitäten in Verbindung mit diesem Ordner an.

Die kürzlich durchgeführten Aktivitäten in meinem ENBLE Ordner.

Ich kann auf eines dieser aufgelisteten Dokumente klicken, um es schnell zu öffnen und das zu tun, was ich tun muss.

4. Verwenden Sie die Stern-Funktion für schnellen Zugriff auf wichtige Dateien und Ordner

Es gibt bestimmte Dokumente, auf die ich regelmäßig zurückgreifen muss, die aber über meinen Google Drive Ordner verteilt sind. Ich möchte nicht nach diesen Dokumenten suchen müssen (weil das Zeitverschwendung ist). Stattdessen markiere ich diese Dokumente mit einem Stern, sodass ich nur zum Ordner “Mit Stern markiert” gehen muss, um sie hervorzuheben.

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Um ein Dokument zu markieren, müssen Sie einfach auf das Sternsymbol direkt rechts neben dem Dateinamen klicken.

Das Sternsymbol kann es erheblich einfacher machen, ein Dokument zu finden.

Um auf Ihre markierten Inhalte zuzugreifen, klicken Sie einfach auf den Eintrag “Markiert” in der linken Navigationsleiste von Google Drive, um alle Dokumente anzuzeigen, die Sie zu diesem Ordner hinzugefügt haben.

Der Eintrag “Markiert” in der linken Seitenleiste von Google Drive.

5. Verwenden Sie das erweiterte Suchwerkzeug

Probieren Sie schließlich das erweiterte Suchwerkzeug aus. Die normale Suchfunktion in Google Drive ist an sich ziemlich leistungsstark, aber Sie müssen genau wissen, wie Sie sie verwenden. Natürlich können Sie immer die Standard-Suchleiste verwenden, aber Sie müssen wissen, was Sie tun. Sie könnten zum Beispiel nach einer PDF-Datei suchen, die “google drive” im Namen (oder Inhalt) enthält, mit einem Suchbegriff wie diesem:

google drive type: pdf

Oder vielleicht möchten Sie nach allen PDF-Dateien suchen, die vor 2022 erstellt wurden, was mit folgendem Befehl möglich ist:

type: pdf before: Juli 2020

Es gibt auch eine einfachere Möglichkeit, eine detaillierte Suche durchzuführen. Anstatt die Feinheiten der textbasierten Suche lernen zu müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Erweitert” (das Symbol am rechten Rand der Suchleiste) und beginnen Sie, Ihre Suche einzugrenzen, indem Sie einen Dateityp, einen Besitzer, Wörter in der Datei, einen Dateinamen, einen Speicherort, ein Änderungsdatum, Genehmigungen, geteilte Dateien und Nachverfolgungen auswählen.

Das erweiterte Suchwerkzeug von Google Drive erleichtert die Suche mit sehr spezifischen Kriterien.

Und da haben Sie es, meine freundlichen Google Drive-Benutzer, fünf Tipps, die recht einfach umzusetzen sind und Ihre Google Drive-Erfahrung erheblich erleichtern werden. Viel Glück mit Ihren Kursen.