Wie man Vorlagen für Gmail erstellt (und warum sie dein Leben einfacher machen können)
Creating templates for Gmail (and why they can make your life easier)
Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit und Mühe, wenn Sie dieselbe E-Mail immer wieder erstellen müssen.
Ich habe eine Reihe von regelmäßigen E-Mails, die ich senden muss und die ähnlichen Inhalt enthalten. Wenn ich diese E-Mails jedes Mal neu eingeben müsste, könnte ich nicht mit der notwendigen Effizienz arbeiten, um den Tag ohne zahllose Deadlines zu überstehen.
Natürlich könnte ich immer ein Dokument erstellen, das die verschiedenen “Formular” -E-Mails enthält, die ich versende, und das würde gut funktionieren. Das ist jedoch bei weitem nicht so effizient, wie es sein könnte.
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Deshalb habe ich, als Google vor einiger Zeit E-Mail-Vorlagen eingeführt hat, sie sofort verwendet. Die Funktion ist in Gmail integriert und steht sowohl für kostenlose als auch für kostenpflichtige Google Workspace-Konten zur Verfügung.
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Für alle, die dieselbe E-Mail immer wieder senden müssen (vielleicht mit geringfügigen Variationen), sind Gmail-Vorlagen genau das, was Sie brauchen.
Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie sie verwendet werden.
Wie man eine Gmail-Vorlage erstellt
Was Sie benötigen: Das Einzige, was Sie dafür benötigen, ist ein gültiges Google-Konto. Das war’s. Erstellen wir unsere erste Vorlage.
1. Öffnen Sie Gmail und aktivieren Sie Vorlagen
Öffnen Sie Ihren Standard-Webbrowser und rufen Sie gmail.com auf. Sie müssen dann Vorlagen aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen. Gehen Sie zum Tab Erweitert und klicken Sie dann auf Aktivieren für Vorlagen.
Sie müssen Vorlagen aktivieren, bevor die Funktion verfügbar ist.
2. Verfassen Sie die Vorlage
Der nächste Schritt besteht darin, die Vorlagen-E-Mail zu verfassen. Dies geschieht genau wie bei einer normalen E-Mail, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie eine Vorlage erstellen, die immer wieder verwendet wird. Komponieren Sie die E-Mail also mit dem Gedanken, dass Sie diese E-Mail für zahlreiche Korrespondenzen verwenden werden. Sie können sogar einen Betreff zur Vorlage hinzufügen. Die einzige Einschränkung dabei ist, dass der Empfänger, selbst wenn Sie eine E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen, nicht für die Vorlage gespeichert wird.
3. Speichern Sie die Vorlage
Sobald Sie die Vorlage fertiggestellt haben, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten auf der rechten Seite der Komponisten-Symbolleiste und klicken Sie auf Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern.
Sie können Vorlagen auch aus dem Untermenü “Vorlage einfügen” löschen.
4. Benennen Sie die Vorlage
Geben Sie im anschließenden Popup-Fenster der neuen Vorlage einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie jeder Vorlage einen Namen, der Ihnen dabei hilft, sich daran zu erinnern, wofür die Vorlage verwendet wird.
5. Verwenden Sie die Vorlage
Um Ihre neue Vorlage zu verwenden, verfassen Sie eine neue E-Mail. Bevor Sie etwas eingeben, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten, wählen Sie Vorlagen und dann den Namen der gerade erstellten Vorlage. Dadurch wird die neue E-Mail mit der Vorlage (einschließlich des Betreffs) ausgefüllt. Das Einzige, was Sie dann tun müssen, ist, die Empfänger auszufüllen und zusätzlichen Inhalt in den E-Mail-Text einzufügen.
Sie können so viele Vorlagen erstellen, wie Sie benötigen.
Wenn die E-Mail komplett ist, senden Sie sie ab.
Wenn Sie eine Vorlage später bearbeiten müssen, können Sie eine E-Mail mit der entsprechenden Vorlage verfassen, diese nach Bedarf bearbeiten und dann den Speichervorgang durchlaufen. Diesmal wählen Sie jedoch dieselbe Vorlage (beim Speichern) und überschreiben die vorhandene Version.
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Und das ist alles, was es braucht, um Gmail-Vorlagen zu erstellen und zu verwenden. Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit und Mühe, wenn Sie dieselbe E-Mail immer wieder erstellen müssen.
